Mivel segítheted vezetőként a hatékony kommunikációt a csapatban?

A hatékony csapatmunka előfeltétele a hatékony csapatkommunikáció, amihez az szükséges, hogy a csapat tagjai bízzanak abban, hogy őszintén és nyíltan beszélhetnek egymással, ill. a kommunikációs igényeiket támogassák az együttműködés eszközei és alapszabályai…

Egy ideális munkahelyen a kollégák közötti kommunikáció nyitott, barátságos és professzionális – lenne. A projekteket sikeresen és időben befejeznék, hiszen minden kulcsszereplő teljes körű tájékoztatást kapna a szerepeiről és a felelősségéről. Ez többek között azért is lenne így, mert a kérdéseket szabadon felteszik, és időben kapnak egyértelmű válaszokat rájuk. Elmondható, hogy az összes fogaskerék zökkenőmentesen működik, mint a kifogástalan óramű…

A valóság nem feltétlen ilyen, mert sajnos a munkahelyek többsége nem így működik. Félreértések, viták, határidő csúszások, mind stressznövelő tényezők az érintettek számára.

Ugyanakkor miért ne törekedhetnénk az ideális állapot elérésére?

Hogyan lehetne javítani a kommunikáción és elérni, hogy csapat úgy viselkedjen, min egy csapat?

Az alábbiak elindíthatnak az úton, de ez önmagában még nem hozhatja el a paradicsomi állapotot – következetesség, fegyelmezettség és kitartás kell hozzá:

1.     Légy elérhető

A bizalom építés része, hogy elérhetnek a kérdeseikkel, hangot adhatnak az aggályaiknak, és elmondhatják az ötleteiket.  Amikor a menedzsment elérhetetlen, annak az lehet az üzenete, hogy a beosztottak kevésbé értékesek és értékeltek, a kommunikáció ajtaja pedig zárva …

Ehhez nyitottnak kell lenni és az ajtót is nyitva tartani, ami kölcsönös bizalmat kelt és ösztönzi a nyílt eszmecserét. A problémák nem minden esetben várhatják meg a heti meetingeket, teret érdemes biztosítani, hogy már a felmerülésükkor porondra kerüljenek.

2. Légy nyitott a nyitott kölcsönös visszajelzésekre

A visszajelzésnek akkor van értelme, ha az minden érintett fél számára világos és egyértelmű. A „javítsd ki” vagy a „fejlődj a …” nem az, és nem segít. A visszajelzésnek hatékonynak, világosnak és részletesnek kell lenni. Ne felejts el kérni és elfogadni sem a visszajelzéseket! Senki sem tökéletes, ezért mindannyiunknak szükségünk van rendszeres visszajelzésekre – még ha ez a beosztottak számára elsőre nem is megy olyan könnyen.

3. Tisztázd a felelősségi köröket

Senki sem tudja hatékonyan elvégezni a rá bízott feladatot, ha nem biztos abban, hogy mit kell csinálnia, miért, és milyen mértékben felel. Győződj meg arról, hogy az egész csapat ismeri a projekt teljes terjedelmét, és hogy minden csapattag tisztában van azzal, hogy pontosan mit várnak el tőle. Rendszeres hívd össze a csapatot a haladás ellenőrzése, a kérdések tisztázása és az esetleges problémák megoldása érdekében – úgy tarthatsz mindenkit képben és felelősségben.

4. Szervezz szórakoztató programokat

A csapatépítő gyakorlatok régóta használt eszközök a csapat tagjai közötti kommunikáció fejlesztésére. A kissé talán már unalmas szerepjátékok és egyéb ilyenkor szokásos tevékenységek helyett kártyázzatok, társasjátékozzatok, vagy próbáljatok ki egy szabaduló szobát, ami szintén egy szórakoztató, informális és a csapatmunkára ösztönző tevékenység. Amikor a munkatársak jól érzik magukat egymás között, akkor természetesen jobban kommunikálnak. A „munkahelyi család” érzése az emberek többségét jobban ösztönzi a közös cél érdekében.

5. Adj új keretet a kávészüneteknek

Ha a csapatépítés szellemében tartjuk, a kávészünetek minden alkalmazott számára lehetővé teszik az informális kommunikációt a munkahelyen. Ha már a kávé egy olyan üzemanyag, amely többek napját végigkíséri a nap folyamán, akkor miért ne lehetne egyszerre élvezetes és produktív a fogyasztása? A kutatások azt mutatják, hogy a kávé mellett folytatott beszélgetés, akár munkával kapcsolatos, akár nem, elősegíti az egészséges kommunikációt a munkatársak között, és ösztönzi az eszmecserét.

6. Fejleszd a csapat kommunikációs eszköztárát

A megfelelő tréning vagy más fejlesztés hatékony lehet a csoportos kommunikáció javításában. A kommunikációs tréning nem csak az alapvető beszélgetési készségeket fedi le, mert kiterjedhet prezentációs -, írásbeli – és hallgatási készségekre is. Ezek persze költségeket jelentenek, de az előnyök messze felülmúlják ezeket, és a csapat működésére is hatékonyan hatnak.

7. Helyzetfüggően váltogasd a kommunikációs csatornákat

A különböző helyzetek különböző kommunikációs módokat igényelnek. A távmunkát végző csapattagokat bevonó projekt esetében a videokonferencia lehet kiváló a kapcsolódáshoz. A házon belüli projektek esetében gyakran a személyes találkozók a legjobb kommunikációs módszerek. Ugyanakkor bár az e-mail az elmúlt évtizedekben népszerű kapcsolatfelvételi forma volt, de lehet, hogy nem hatékony és kevésbé megbízható – ritkábban ugyan, de elveszhetnek a virtuális térben, áthelyezhetők a levélszemét mappába, de akár figyelmen kívül is hagyhatók egy zsúfolt postaládában.

8. Használj Projektmenedzsment – szoftvert

Támogatja a transzparenciát és a hatékonyságot. Manapság egyre többen használják a felhőalapú tárolást és szoftvereket, ami lehetővé teszi az egész területen az átláthatóságot, a vezetők számára a haladás nyomon követését, az együttműködést a csapat tagjai között, valamint a részletek és a határidők ellenőrzését is. Egy egyszerűsített rendszerrel mindenki hozzáférhet a projekjet sajátosságaihoz és ahhoz, hogy megjegyzéseket hagyjon mások számára.

9. Egyértelműen határozd meg a csoportvezetőket … és támogasd őket

A legtöbb projektnél van egy fő vezető és több középszintű, akik a kisebb csoportokat irányítják – ez néha kavarodást okoz. A kezdetektől fogva legyen egyértelmű, hogy milyen probléma esetén, kihez kell fordulniuk. Ez egyrészt egyenletesebben osztja el a munkát a vezetők között, másrészt csökkenti az egyes csapattagokra nehezedő stresszt.

10. Légy képben és foglalkozz a sokféleséggel

Amikor többféle nemzetiségű, korú, ideológiájú és nyelvű ember működik együtt, egyedi ötletek jöhetnek létre, hogy aztán valami igazán különlegeset alkossanak. Természetesen a sokféleség sem nélkülözi a kihívásokat. A hangsúlyok, az árnyalatok, a nyelvjárások és a kulturális különbségek időnként megnehezíthetik az egyértelmű kommunikációt. E nehézségek leküzdése érdekében a csapatvezetőknek először fel kell ismerniük, hogy a probléma, valóban probléma. Az ilyen jellegű kérdések szőnyeg alá söprése, egyesek számára kényelmes lehet, de senkinek sem segít. Vállald és légy nyitott a csapat ilyen jellegű problémáival kapcsolatban, és beszéld meg velük, hogyan kezeljétek.

11. Fedezd fel az egyéni kommunikációs preferenciákat, és építs rájuk

Ne feledd, hogy nem mindenki szereti ugyanazon a módon kommunikálni. A vizuális emberek inkább az írásos kommunikációt részesítik előnyben, míg mások jobban élvezik a telefonhívást, a videocsevegést vagy a személyes találkozókat. Annak felismerése, hogy ez mindenkinél más, és pontosan mi is az, nemcsak a jobb kommunikációt teszi lehetővé, hanem azt az üzenetet küldi a csapat tagjainak, hogy értékeled őket egyénekként, és felismered, melyik kommunikációs forma működik a legjobban számukra. Az a csapattag, aki úgy érzi, hogy megbecsülik, elköteleződik a cég irányába

12. Légy nyitott és őszinte a csapattal

A munkahelyi, személyek közöti kommunikáció javításának talán leghatékonyabb módja az, ha bizalmat építesz a csapat tagjai között. Az átláthatóság itt kulcsfontosságú; ha a csapattagok úgy érzik, titkolnak dolgokat előttük, minden bizalom elszáll. Természetesen a kényes információkat megfelelően kell kezelni, de a csapattagoknak joguk van tudni, hogy mikor nem ismerhetik az ilyen információkat. Légy nyitott és őszinte a csapattagokkal szemben, és nyugtasd meg őket, hogy ők is azok lehetnek veled. A kölcsönös bizalom fontos minden kapcsolatban, beleértve a szakmait is.

13. Használd ki a mobil előnyeit

Manapság szinte mindenkinek van okostelefonja vagy más okos mobil eszköze. Az azonnali hozzáférés szükségességét nem kell bemutatni. Bizonyos projektmenedzsment szoftver megoldások mobilalkalmazást is kínálhatnak a csapattagok számára, hogy útközben is képben maradjanak a projekt haladását illetően. Azoknak pedig, akik hajlamosak lecsúszni a határidőről, egy régimódi szöveges üzenet gyors és egyszerű módja a figyelmeztetésnek.

14. Végezz anonim felméréseket

Sok munkahelyen nem könnyű a csapattagoknak őszintének lenni. Ha valóban meg szeretnéd tudni és érteni a munkatársak igényeit és aggályait, jó eszköz lehet egy névtelen kérdőív. Gyűjts össze minden problémát, amiről tudomásod van, és kérd meg a munkatársaidat, hogy fejtsék ki a véleményüket róluk, hogyan kellene kezelni az általános helyzeteket, és hozzanak fel minden olyan kérdést, amelyről esetleg nem tudsz. Az emberek nagyobb valószínűséggel lesznek őszinték, ha tudják, hogy a véleményük anonim

15. Vállald a felelősséget a hibázásért

A legjobb vezetők azok a vezetők, akik kapcsolódni tudnak az alkalmazottaikkal. Ebbe beletartozik a meghozott döntések vállalása és adott esetben a hibák beismerése. Mindenki hibázik, ezért amikor bevallod, hogy hibáztál, megmutatod, hogy ugyanolyan ember vagy, mint ők.

Fentiek némelyikének (vagy mindegyikének) felhasználásával összehozhatod a csapatot, javíthatod a kommunikációt, és általában élvezhetőbbé és stresszmentesebbé teheted a munkát.

Ezek a tényezők a projekt minőségének javulásához, a költségek feletti jobb kontrollhoz és az ügyfelek elégedettségének növekedéséhez vezetnek. Amikor a munkahely második otthonná válik, a munkatársak pedig második családdá, a kialakuló összetartás azt hozza magával, hogy a csapat eredményesebb.

Bízom benne, hogy a fentiek segítenek a felismerésben, ám ha úgy érzed, hogy a változtatáshoz további támogatásra van szükséged, fordulj hozzám bizalommal. Foglalj hozzám időpontot egyéni konzultációra a honlapomon!

A SZEMÉLYES FEJLŐDÉSEDBŐL NEM CSAK TE, HANEM A KÖRNYEZETED IS PROFITÁL!

Címkék: kommunikáció